Utilizando tecnología para reducir el tamaño de la flota municipal
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Chicago
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DATOS CLAVE
Ciudad:
$220,769
Ahorros anuales del proyecto
2.7millón
Población
2011
Año implementado
región: Norteamérica
PIB nacional per cápita (USD): 62,517 (FMI, 2018)
Población de la ciudad: 2.7 millones de
Año implementado: 2011
Índice nacional de Gini: 41.5 (Banco Mundial, 2016)
Etiquetas: GOBERNANZA MEDIO AMBIENTE MOVILIDAD DATOS
Tecnologías utilizadas: Software de registro de vehículos en línea, AVL, acceso seguro a vehículos sin llave, monitoreo remoto
Fuente de financiamiento : gobierno 100% municipal
Costo del proyecto : $ 125,000 anualmente +XNUMX%commission de ventas
Ahorro del proyecto: $ 220,769 anualmente +XNUMX%commission de ventas
Duración planificada del proyecto: duración prevista de 6 años; El nuevo contrato tiene una duración prevista de 5 a 8 años.
KPIs: Costo por milla recorrida y análisis de inventario de flota
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Contexto del proyecto y descripción general
Con una población de 2.7 millones y un PIB per cápita de 57,624 dólares, Chicago es la tercera área metropolitana más grande de Estados Unidos.
En 2017, el presupuesto corporativo general del Departamento de Flotas e Instalaciones de Chicago (“FFM”) y la ciudad fue de $3.8 mil millones. Según el presupuesto de Chicago de 2017, la FFM es "responsable de mantener y reparar el inventario de vehículos propiedad de la Ciudad y la operación, mantenimiento y reparación de los edificios y propiedades de la Ciudad". La FFM también es responsable de los servicios de custodia, cobertura de seguridad y servicios gráficos. , servicio de correo, servicios de reubicación y almacenamiento y gestión de documentos”. El departamento emplea a cerca de 1,000 personas y supervisa más de 10,000 vehículos, incluidos vehículos utilizados para la gestión de residuos, la gestión del agua, la retirada de nieve, el barrido de calles, la policía, el departamento de bomberos y otros servicios menos pesados. Los vehículos incluyen sedanes que el personal utiliza de forma regular o intermitente para realizar tareas.
Como ocurre con cualquier ciudad desarrollada de su tamaño, una mayor eficiencia en los procesos operativos puede generar enormes ahorros presupuestarios cuando se aplica a escala, y el gobierno tiene una fuerte influencia en la negociación de adquisiciones. En el caso de Chicago FFM, una revisión completa de los registros de compra y mantenimiento de vehículos, informes de combustible y gastos de estacionamiento reveló vehículos subutilizados. Esto dio lugar a que la ciudad explorara cómo se puede utilizar la economía colaborativa para reducir los costos. Tras una revisión de las propuestas de dos contratistas de economía colaborativa, la ciudad ha podido reemplazar eficazmente los vehículos infrautilizados por vehículos de viaje compartido. Esto ha llevado a una reducción del 25% en los costos por milla, mientras que la flota de vehículos ligeros que no son de emergencia se redujo en un 15%. Además, los empleados ahora se benefician de una gama más diversa de opciones de vehículos. -
Planificación e implementación de proyectos
FFM inició el proyecto en cooperación con la Oficina de Presupuesto de Chicago y llevó a cabo una revisión de la compra, el mantenimiento, los informes de combustible y los gastos de estacionamiento. Los vehículos con una utilización promedio inferior al 50% fueron objeto de retiro o cambio. Una vez que se identificaron los vehículos infrautilizados, se desarrolló un método para reemplazarlos utilizando soluciones preexistentes de dos contratistas de economía colaborativa: Zipcar y Flexfleet. Cuatro funcionarios de la ciudad participaron en la implementación: dos analistas senior de equipos automotrices, un asistente de personal y un analista de presupuesto.
Los vehículos infrautilizados se sustituyeron mediante dos métodos. En las áreas geográficas atendidas por Zipcar (ver diagrama 1), los empleados de la ciudad pueden utilizar el servicio y la ciudad paga una tarifa negociada. Esta tarifa es una combinación de la capacidad de negociación de la ciudad junto con la publicidad y exposición que la empresa obtiene a través del contrato. Además, el contrato aumentó el uso de los automóviles, ya que se utilizaban durante las horas de menor actividad (ver diagrama 2). Las reservas de automóviles se pueden hacer en línea y con aplicaciones móviles, y los vehículos se cierran y se devuelven con un sistema de tarjeta de acceso que también registra las horas.
En áreas a las que no presta servicio Zipcar, la ciudad utilizó otro contratista, Flexfleet, para compartir vehículos. Al igual que Zipcar, Flexfleet ofrece un sistema de reserva en línea para vehículos de viaje compartido y los empleados reciben tarjetas de acceso para desbloquear los automóviles a través de lectores en la ventana del lado del conductor. De esta manera, varios empleados pueden utilizar el mismo vehículo de forma segura y eficiente. Se estableció una tasa de uso objetivo del 70 % para estos vehículos de viaje compartido, y los vehículos se pueden trasladar de un lote de almacenamiento de vehículos a otro para lograr la tasa de uso óptima. Esto significaría que, en un momento dado, el 70% de los vehículos FlexFleet están en uso. -
Resultados del proyecto
Chicago considera dos indicadores clave de desempeño al evaluar el éxito del proyecto: el costo por milla y el inventario de la flota. Según el programa, los empleados de la ciudad pudieron viajar en Zipcar a un costo promedio de $1.27 por milla ($76 por kilómetro) para la ciudad. Anteriormente, con los vehículos de propiedad municipal, este costo era de $1.59 por milla ($99 por kilómetro). Desde la implementación del programa en 2011, esto ha resultado en un ahorro de $78,886 hasta la fecha. El tamaño de la flota en sí se redujo en un 15%, lo que resultó en un total de $334,500 anuales en gastos de capital evitados cuando se combina con los ahorros por milla. Restando de esto el costo anual del proyecto de $125,000, así como el valor de reventa perdido de los vehículos que la ciudad habría poseído, queda un ahorro neto de $220,769 anuales para la ciudad.
La ciudad intenta lograr una tasa de uso del 70% de los vehículos de viaje compartido para optimizar los ahorros presupuestarios, por ejemplo (ver diagrama 3). La flota se acerca constantemente a esta cifra entre semana.
Un resultado menos cuantitativo del proyecto es la selección más diversa de vehículos disponibles para los empleados de la ciudad. Esto podría generar mayor comodidad y mayores niveles de satisfacción, aunque no se realizó ningún estudio para evaluar esto. Al reducir el tamaño de la flota, la ciudad también ahorra presupuesto en plazas de aparcamiento, que pueden ser bastante elevadas, y esto se tuvo en cuenta en los cálculos de costes. -
Recomendaciones para la transferencia
En términos de transferibilidad, este proyecto depende de la presencia de contratistas capaces de proporcionar servicios de transporte compartido. Si bien estos negocios son cada vez más comunes en las ciudades desarrolladas, pueden existir otros contextos en ciudades más pequeñas para atraer a dichas empresas. Un ejemplo serían las ciudades más pequeñas con grandes universidades, ya que estos servicios son populares y prácticos para los estudiantes. Idealmente, si existe más de una de estas empresas, ésta podrá mantener competitivos los precios y los servicios. La dependencia excesiva de un solo contratista a menudo tiene efectos adversos a largo plazo en un programa.
Las ciudades medianas y grandes podrían beneficiarse de un programa de este tipo, especialmente en ciudades densamente pobladas donde las tarifas de estacionamiento son altas o donde la congestión del tráfico es un problema importante. Las tarifas de estacionamiento no se calcularon en los ahorros de costos por milla para este proyecto ya que los empleados estacionaron anteriormente en las instalaciones de la ciudad. En las ciudades donde el gobierno paga por el espacio de estacionamiento, esta podría ser un área para lograr ahorros aún mayores.
El proyecto depende de altas tasas de participación en viajes compartidos, por lo que son necesarias políticas internas para respaldar altas tasas de participación. Se recomienda una campaña de divulgación amplia, así como una reducción agresiva en el tamaño de la flota de propiedad de la ciudad para que compartir automóviles sea más esencial.
Chicago recomienda encarecidamente que los costos operativos y de inicio se incluyan en el presupuesto del departamento de implementación antes del lanzamiento, y que costos como las tarifas de registro y uso no se transfieran a otros departamentos o empleados que utilicen los servicios de uso compartido de automóviles. Esto debería fomentar mayores tasas de participación y reducir posibles fricciones entre departamentos. Como actualización, en la primavera de 2018, Chicago otorgó a otro proveedor el programa de uso compartido de automóviles y espera entre un 5% y un 10% de ahorro adicional para este contrato. -
Figuras e Imágenes
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Enlaces externos
Gestión de instalaciones y flotas de la ciudad de Chicago - https://www.cityofchicago.org/city/en/depts/dgs.html
